Путевой лист в 2025 году

С 2018 года оформление путевых листов как обязательного транспортного документа отменено. Тем не менее, путевой лист по-прежнему остаётся важным элементом учета работы служебного транспорта. В частности, с его помощью фиксируют пробег, расход топлива и другие показатели, необходимые для подтверждения списания горюче-смазочных материалов.

В этой статье расскажем, как автоматизировать заполнение путевых листов с помощью системы мониторинга транспорта, ведь формально их использование все ещё сохраняется.

Для чего оформлять путевой лист?

Какие сведения должен содержать путевой лист?

Ранее формы путевых листов утверждались отдельными нормативными актами. Однако с принятием Декрета № 7 они утратили обязательный характер. Теперь организация может:

• продолжать использовать ранее утвержденные формы, если они удобны и соответствуют требованиям учета, принятым в организации;
• разработать собственную форму путевого листа и утвердить порядок его заполнения.

В путевом листе следует отразить следующие сведения:

• дата, время выезда и возвращения автомобиля;
• показания одометра на начало и конец поездки (смены);
• общий пробег за период;
• данные о движении топлива (остаток, расход, перерасход, экономия);
• информация о техническом состоянии автомобиля;
• сведения о водителе, в том числе допуск к управлению;
• подписи ответственных лиц при передаче и приеме транспортного средства;
• другие реквизиты, необходимые для внутреннего учета и подтверждения хозяйственных операций.

Это позволит обеспечить прозрачность учета работы транспорта и, при проверках, обоснованность списаний.

Можно ли использовать путевой лист из системы мониторинга?

Да, можно.

Путевые листы в системах мониторинга — это современный и удобный способ учета работы транспорта. Системы мониторинга автоматически фиксируют пробег, маршруты, стоянки, скорость, расход топлива и другие параметры. Эти данные не нужно заполнять вручную — в систему они поступают напрямую с оборудования, установленного в автомобиле: датчики уровня топлива, расходомеры, GPS/ГЛОНАСС трекеры.

Формы путевых листов в системе мониторинга:

В системе мониторинга предусмотрены типовые формы путевых листов: отдельные для легковых и грузовых автомобилей, а также универсальная — для любого типа транспорта:

• Грузовой автомобиль, в т.ч. Форма №2
• Легковой автомобиль, в т.ч. Форма №3, Форма №3 от 2022г.
• Универсальный путевой лист, в т.ч. суточный.

Путевые листы содержат:

• маршрут поездки (место отправления, назначения);
• пробег (количество пройденных км);
• время выезда и возвращения;
• объем потребленного топлива;
• статус допуска, сведения о водителе и механике.

В целом, это те же знакомые и привычные формы, но в электронном варианте.

Как сформировать путевой лист в системе мониторинга:

Путевой лист можно сформировать за день, неделю, месяц или произвольный интервал. Для этого необходимо выбрать транспортное средство, форму путевого листа, заполнить дополнительные сведения:

• Сведения об объекте: организация, адрес, гаражный номер, государственный регистрационный знак, марка автомобиля и топлива, данные ПТС, а также информация о механике и диспетчере.
• Информация о водителе: ФИО, номер и класс водительского удостоверения, табельный номер, СНИЛС. Если автомобиль закреплен за определенным водителем, сведения для этого раздела будут подтягиваться автоматически из карточки водителя.

После выбора отчетного периода, система автоматически подставит актуальные данные о поездке.

Как выглядит путевой лист после экспорта из системы мониторинга?

После экспорта путевой лист сохраняется в Excel-файле, визуально и структурно соответствующем привычным бумажным формам. При необходимости его можно отредактировать или распечатать и прикрепить к отчетности.

Преимущества использования систем мониторинга для создания путевых листов:

Что делает использование путевых листов из системы мониторинга оптимальным выбором для ведения отчётности?

• Экономия времени: данные фиксируются и подставляются автоматически, без ручного ввода.
• Высокая точность: информация поступает напрямую с оборудования, без искажений и субъективных факторов — никаких «на глаз» и «по памяти».
• Удобство в работе: путевой лист легко экспортировать, отправить в бухгалтерию или прикрепить к отчету.
• Контроль и прозрачность: исключаются ошибки, подделка пробега и фиктивные поездки — данные объективны и подтверждаются системой.

Заключение

Использование путевых листов на базе системы мониторинга — это не только удобный, но и практичный способ организовать учет работы служебного транспорта в 2025 году. Электронные путевые листы упрощают документооборот и минимизируют человеческий фактор. Такой подход помогает сократить время на оформление документов, повысить точность учета и обеспечить прозрачность всех операций.

Хотите узнать, как использовать это решение в вашей организации? Свяжитесь с нами по телефону или через форму контактов!

TOP 5 статей в блоге:

• Теперь и для водителей! Новое мобильное приложение ECO Drive
  Оценка вождения в реальном времени, советы и рейтинг — всё, чтобы самостоятельно улучшать свой стиль вождения
• Оборудование для мониторинга: гид по датчикам контроля
  Как работает оборудование для мониторинга транспорта, какие датчики контроля используются и как они помогают управлять автопарком.
• Путевой лист в 2025 году
  Как автоматизировать заполнение путевых листов с помощью системы мониторинга транспорта
• Интеграция системы мониторинга с топливными операторами
  Полезная функция, которая улучшит контроль за топливом и сократит издержки автопарка
• Три ошибки при планировании грузовых маршрутов и как их избежать
  Рассказываем, как улучшить логистику перевозки грузов с помощью системы планирования маршрутов A-Routing